就業規則は、会社が作成し、従業員等はその内容を遵守しないといけません。しかし常にこれが守られるとは限らず、規則に反した行為を行う従業員が出てくることもあります。
この場合、会社としてはどのように対応すべきでしょうか。以下で、就業規則の違反を犯した従業員への対応方法について説明していきます。
どんな行為が就業規則違反になる？
まずは就業規則違反のイメージをつかんでおきましょう。
例えば「不正にタイムカードを押した」といった行為が就業規則違反に該当します。
顧客情報の私的利用や意図的な会社への加害行為については就業規則違反であるとともに法令違反に該当することもあります。
また、部下や上司、同僚に対するハラスメントも就業規則違反となり得ます。欠勤や遅刻を頻繁にしている、といった行為も同様です。
まずは事実確認
「就業規則に違反している人物がいる」という情報を聞きつけたとき、即座にペナルティを課すべきではありません。
信頼できる人物からの知らせであっても、まずは会社として事実確認を行うことが欠かせません。
事実に基づかずペナルティを課したとなれば、会社自身が評判を落とし、損害を被ことになります。そのためペナルティを課すことには慎重になるべきです。
就業規則に違反したことの証拠を集める
感覚として事実確認を取るだけでは不十分です。周囲の人物から意見を聞いたりする限り、また当人の言動を見る限り、「どうやら違反をしたのは本当だ」と確信を得たとしても、証拠集めは欠かせません。
将来的に当該従業員とトラブルになったとき、証拠が示せなければ立場を悪くするのは会社側です。必ず証拠を持った上で処分を下すようにしましょう。
懲戒処分を下す
違反内容に応じて懲戒処分を下します。
「戒告」や「けん責」といった軽い処分もあれば、「降格」や「懲戒解雇」といった重い処分もあります。
違反内容の重さとつり合いが取れるペナルティとすることが大事です。
従業員にペナルティの説明をする
ペナルティを課せば万事解決！とはいきません。重要なのは従業員がなぜペナルティを課されたのか理解し、今後違反を犯さないようになることです。
そのためただ当人を責めるのではなく、なぜそのペナルティを課したのか、きちんと説明することが大事です。
その際、ペナルティの内容が規則に規定されていることを示し、当人の行為が当該ペナルティを課すための要件を満たすことを説明しましょう。
丁寧な説明を心掛けることが、その後の従業員とのトラブルを予防することにもつながります。
